大事な資料をスマートに管理！デジタル資料化のメリット4選

2023年8月7日

デジタル化という言葉は、いまや定番の言葉となりつつあります。

しかし、「デジタル化とは言うけれど、まずは何から始めればいいのか？」「そもそもデジタル化の良い事ってなに？」などの疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、デジタル化した資料のメリット4選を事例なども交えてご紹介いたします。
アナログ資料のデジタル化を検討しているという方は、ぜひ参考にしてみてください。

私たちが使っているアナログ資料とは何か？

みなさんが仕事上で必要な資料には様々なものがあります。
プロジェクトの計画書や会議の議事録、プレゼンテーション資料、マニュアルや手順書などは、日々増え続けます。
最近では、紙ではなくデジタル形式でPCやメディアに保管することが一般的ですが、過去の資料や書類等は、紙でファイリングして保管されていることが多いです。
また、広報誌や会報など定期的に発行されている刊行物も資料のひとつといえます。

資料の中には写真もあります。デジタルカメラやスマートフォンの普及により、現代では撮影した写真をデジタルデータとして保存することが主流となっていますが、一昔前までは写真はプリントやポジフィルムで保管することが一般的でした。

これら紙ベースの資料や写真などを「アナログ資料」と呼びます。

アナログ資料のデメリット

アナログ資料は、必要な時にすぐに手に取って読むことができ、データ漏洩のリスクも低いという利点がありますが、物理的な形態を持つため保存スペースが必要になり、大量の資料の場合、保管スペースの確保に悩まされるのではないでしょうか。また、長期保管により資料の経年劣化や、紛失・盗難・火災・水害等のリスクも高まります。アナログ資料はデジタルデータと比べて、バックアップや復元は困難です。

また、アナログ資料はデジタル文書ほど検索や整理が簡単ではありません。キーワード検索やPC上のインデックス機能がないため、特定の情報を見つけるのに時間がかかることがあります。

アナログ資料のデメリットを解消する方法

　アナログ資料のデジタル化は、現代の情報管理やアクセスの要求に合わせてますます重要になっています。以下に、アナログ資料のデメリットを解消する方法として、「アナログ資料のデジタル化」についていくつか紹介します。

資料をデジタル化するメリット

スキャニングやデジタルカメラを活用して、アナログ資料をデジタル形式に変換します。デジタル化することで、データのバックアップや複製が容易になります。
デジタル化したアナログ資料をデジタルアーカイブに保存することによって、アクセス性を向上させることができます。クラウドサービス等を利用することで、必要な情報をいつでもどこからでも利用することができるようになります。
デジタル化したアナログ資料に適切なフォルダ構造やタグ付けを行い、情報をカテゴリーごとに整理・分類することによって、情報の検索や特定データへのアクセスが迅速になります。
デジタル化したアナログデータは、複数の人が同時に情報を共有・編集することができるため、情報の共有がスムーズに行えるようになります。

安全なデジタル化資料の保管方法

アナログ資料のデジタル化は、情報の効率的な管理と共有に役立つ重要な手段です。
データの紛失や破損のリスクを回避するため、定期的なバックアップとデータ保護策を導入しましょう。
複数の場所にデータを保存することで安全性を保ち、更にセキュリティ対策をすることでより強固なデータとなります。
強力なパスワードや暗号化を使用して、機密性を保護するほか、デジタル化したデータを適切に扱うことができれば、仕事の環境も大幅に向上することでしょう。
ぜひ、アナログ資料のデジタル化を検討して、効果的な情報管理を実現しましょう。